Comment améliorer la productivité d’une entreprise ?
Optimiser la productivité de votre entreprise est un défi quel que soit sa taille ou son secteur d’activité. Dans le contexte actuel, il est primordial de vous concentrer sur l’essentiel et rationaliser vos processus devient primordial pour être compétitif sur votre marché. Cet article explore diverses pistes et bonnes pratiques permettant d’accroître durablement la productivité au sein d’une entreprise.
Définir des objectifs clairs et réalistes
Tout d’abord, il faut commencer par la base : fixer des objectifs précis, réalistes et mobilisateurs pour l’ensemble des collaborateurs. Ces objectifs doivent être clairement définis, compris et partagés par tous afin de donner une direction commune aux efforts de chacun. Il est important de pouvoir mesurer l’atteinte des objectifs de vos équipes pour évaluer leur productivité et identifier les problèmes.
La méthode SMART
Pour être véritablement efficaces, les objectifs doivent répondre aux critères de la méthode SMART :
– Spécifiques : décrire avec précision ce que l’on souhaite accomplir.
– Mesurables : pouvoir quantifier les progrès et évaluer si l’objectif est atteint.
– Atteignables : fixer des défis ambitieux mais réalistes avec les ressources disponibles.
– Réalistes : tenir compte des contraintes et de l’environnement de l’entreprise.
– Temporels : définir un délai clair avec des échéances pour la réalisation de l’objectif.
La question du management
Plutôt qu’un management vertical, il est recommandé d’associer les équipes à la définition des objectifs. Privilégier un management horizontal ou participatif pour s’assurer que les objectifs sont bien compris et acceptés par tous, et ainsi renforcer l’engagement de chacun.
Une fois les objectifs fixés, un suivi régulier des progrès est indispensable pour évaluer l’avancement, identifier les éventuels blocages et ajuster la stratégie si nécessaire. L’organisation de réunions d’étape ponctuelles permet de faire le point et de maintenir motiver les équipes. Vous verrez rapidement les résultats sur la productivité interne !
Optimiser l’environnement de travail
Créer un cadre de travail agréable
Au-delà des objectifs fixés, l’environnement de travail dans lequel évoluent vos équipes a un impact direct sur leur productivité et leur rétention. Il est donc essentiel d’aménager des espaces favorisant la concentration et le bien-être au bureau.
L’environnement visuel et sonore influence grandement la concentration. Misez sur une décoration apaisante du lieu de travail avec des plantes vertes, une lumière naturelle suffisante et une isolation phonique efficace. Il vous faudra également considérer la question de l’ergonomie : fauteuils réglables, écrans bien positionnés à hauteur des yeux, claviers et souris adaptés permettent d’éviter les troubles musculo-squelettiques et de travailler dans de bonnes conditions.
Soigner les relations humaines
Si le travail individuel nécessite des espaces calmes, n’oubliez pas de prévoir également des zones propices aux échanges spontanés et à la créativité collective. Une cuisine conviviale, un espace de coworking (pourquoi pas un babyfoot !) peuvent encourager les interactions enrichissantes entre collaborateurs. Outre l’aspect des relations humaines, l’idée est également d’assurer une meilleure communication transversale, notamment en recourant à un open-space pour certains services.
Ces astuces pour améliorer le bien-être au travail sont idéales pour éviter le burn-out de vos employés, tout en favorisant le travail collaboratif et l’émulation.
Cinq leçons à appliquer pour prioriser et planifier efficacement
Savoir prioriser ses tâches et bien s’organiser est indispensable pour rester productif. Et cela passe notamment par nos habitudes et notre façon de prendre des décisions. Pour éviter de se retrouver dans une situation où votre productivité va en pâtir, voici 5 points à mettre en place dans son entreprise.
Apprendre à dire « non »
N’ayez pas peur de décliner certaines demandes – si vous les jugez non prioritaires – qui vous feraient perdre un temps précieux. Bien gérer son temps, c’est savoir prioriser et se fixer des objectifs réalistes en fonction de vos ressources et capacités. Savoir dire « non » permet de se concentrer sur l’essentiel, vous aurez ainsi plus de temps et de tranquillité d’esprit pour ce qui compte vraiment.
Commencer par les tâches prioritaires
Chaque matin, listez par ordre d’importance les tâches à réaliser dans la journée. Il est préconisé de commencer par les tâches les plus urgentes et les plus impactantes. C’est le fameux concept de Brian Tarcy “eat that frog”, une méthode simple mais efficace, qui vous évitera de perdre du temps sur des activités secondaires. Vous pouvez également anticiper la gestion des tâches prioritaires en mettant en place un planning laissant toutefois la place aux imprévus (call d’un client qui dure plus longtemps, déjeuner à l’improviste,…).
Bloquer des « plages de concentration »
Dans vos agendas, réservez des créneaux où vous ne serez pas interrompus pour pouvoir vous concentrer pleinement sur un projet ou une tâche complexe. Vous pouvez notamment recourir à des applications qui bloquent les distractions, les notifications et l’accès aux applications durant un certain temps comme Serene ou Forest App.
Déléguer et responsabiliser
N’hésitez pas à confier certaines missions à vos collaborateurs en qui vous avez confiance. Cela vous permettra de vous concentrer sur les priorités stratégiques tout en responsabilisant vos équipes.
Utiliser des outils de gestion du temps
De nombreuses applications et techniques existent pour optimiser votre gestion du temps : méthode Pomodoro, matrice d’Eisenhower, Kanban, etc. Ce sont des outils redoutables contre la procrastination notamment. Testez différents outils jusqu’à trouver celui qui vous convient le mieux.
Adopter un logiciel métier adapté à votre entreprise
Dans un contexte de digitalisation des usages, s’équiper d’un logiciel de gestion (de projet, d’administratifs, de production,…) spécifiquement adapté aux besoins de l’entreprise est indispensable pour maximiser votre productivité. En automatisant et centralisant les tâches récurrentes et chronophages, ces solutions permettent un gain de temps et d’efficacité considérable.
Avant de vous lancer, analysez précisément les processus métiers clés de votre activité ainsi que les éventuels points de blocage. Listez les fonctionnalités indispensables pour y répondre : gestion de projets, suivi client, facturation, comptabilité, etc.
De nombreux éditeurs proposent des logiciels métiers plus ou moins spécialisés selon les secteurs. Mais bien souvent, ces solutions généralistes ne correspondent pas totalement à votre fonctionnement et ne sont pas aussi efficaces qu’il le faudrait. Dans ce cas, recourir à Bakino pour développer un logiciel métier sur-mesure est la solution idéale ! Nous mettons en place le workflow dont vous avez besoin avec les automatisations exactes pour votre administratif. Ainsi, vous pourrez observer assez rapidement un gain de productivité du personnel et cela va se ressentir sur la croissance économique de votre activité.
Fini le temps perdu à jongler entre différents outils et perdre des documents importants dans des mails : un logiciel sur-mesure est un outil qui s’adapte aux exigences et aux évolutions de votre entreprise pour vous soutenir dans votre croissance. Toutefois, pour tirer pleinement parti des bénéfices, il est crucial de former l’ensemble des utilisateurs pour faciliter son adoption. Ce progrès technique va leur permettre de gagner du temps sur l’ensemble de tâches du processus de production.
Ce qu’il faut retenir
Productivité et efficacité sont des prérequis indispensables pour les entreprises, notamment dans une optique de compétitivité. Les outils collaboratifs, comme un logiciel métier sur-mesure, permettent d’importants gains de productivité, une véritable valeur ajoutée pour votre société.