5 étapes pour une application gestion de projet sur-mesure

Gérer efficacement les projets est un défi de taille pour les entreprises. Entre la coordination des tâches, la gestion des ressources et le respect des délais, les problèmes peuvent rapidement s’accumuler.

La solution ? Une application de gestion de projet sur-mesure, parfaitement alignée sur vos processus. Moins rigide que les solutions généralistes, cette approche permet de bénéficier d’un outil optimisé, flexible et évolutif, parfaitement adapté à vos équipes.

Qu’il s’agisse de piloter des projets ou de gérer un portefeuille clients, une solution sur-mesure vous permettra de gagner un temps précieux et de collaborer efficacement. Contrairement aux outils de gestion classiques comme Microsoft Project ou la version freemium d’Asana, votre application personnalisée intégrera des fonctionnalités avancées de gestion de portefeuille de projets, de suivi des tâches et des plannings. Fini les logiciels monopostes peu ergonomiques ! Votre outil sera pensé pour un nombre illimité d’utilisateurs et d’espaces de travail collaboratifs. 

Voici les 5 étapes incontournables pour mettre en place une application de gestion de projet taillée pour votre entreprise.

1. Définir les besoins et objectifs de votre application

Avant de se lancer, il faut d’abord analyser en détail vos processus et méthodes de gestion de projet actuels ; identifier avec précision leurs forces, mais surtout les difficultés et points de friction :

Quels sont les goulots d’étranglement récurrents ?
Où se nichent les sources d’inefficacité et de perte de temps ?
Quelles tâches sont les plus fastidieuses et chronophages pour vos équipes ? 

En dressant un état des lieux honnête, vous pourrez ainsi définir les attentes et les objectifs de votre future application. N’hésitez pas à impliquer vos équipes dès cette étape, car ce sont elles qui vont l’utiliser au quotidien. Leur expertise métier et leur ressenti sur le terrain sont des atouts précieux pour cerner au mieux les défis à relever et les améliorations à apporter.

En affinant ainsi les besoins et en fixant des objectifs clairs, vous poserez des bases solides pour la suite du projet. C’est la clé pour concevoir une solution parfaitement taillée pour booster l’efficacité de vos équipes, et non un énième outil qui finira oublié et inutilisé.

2. Choisir les fonctionnalités essentielles avec discernement

Une fois les besoins et objectifs définis, il est temps de déterminer les fonctionnalités que devra intégrer votre application de gestion de projet. C’est une étape cruciale qui nécessite une réflexion approfondie et un sens aigu des priorités.

Bien sûr, les incontournables seront au rendez-vous : gestion des tâches, suivi des calendriers et des délais, attribution des ressources, visualisation de l’avancement, etc. Mais au-delà de ces fondamentaux, quelles sont les fonctions indispensables pour répondre aux défis que vous rencontrez ?

Prenons l’exemple d’une agence marketing gérant de multiples campagnes en parallèle : des outils de planification de contenu, de gestion des approbations et de suivi des performances seront les fonctionnalités essentielles pertinentes. Pour une entreprise de construction en revanche, la priorité pourrait être la gestion des approvisionnements, du parc de matériel ou encore le suivi réglementaire des chantiers. Des fonctions de gestion des risques, de suivi des budgets ou encore de gestion des ressources et des feuilles de temps pourraient également s’avérer indispensables selon votre secteur d’activité.

L’un des points trop souvent oubliés est celui de l’intégration nécessaire avec les autres logiciels et plateformes déjà utilisés au sein de votre entreprise. Une application de gestion de projet doit s’inscrire dans un écosystème existant, en permettant un échange fluide des données. En privilégiant les fonctionnalités essentielles pour optimiser les tâches de vos équipes, vous poserez ainsi les bases d’une solution simple, efficace et facilement adoptée.

3. Concevoir une expérience utilisateur intuitive pour vos équipes

Dès la phase de conception, l’arborescence et le parcours utilisateur doivent être limpides, permettant à chacun de naviguer aisément vers les fonctions dont il a besoin au quotidien.

Misez sur un tableau de bord de gestion de projet, mettant en avant les informations clés de manière claire et hiérarchisée. Les échéances, l’avancement des tâches ou le suivi du planning doivent pouvoir être saisies en quelques clics.

Pour structurer les espaces de travail, vous pouvez notamment recourir à des méthodologies éprouvées comme le diagramme de Gantt ou la méthode Kanban. Ces méthodologies très visuelles permettent de structurer et prioriser les tâches que vos équipes doivent réaliser. Ainsi, gérer un projet et le prévisionnel n’est plus un casse-tête : vous pouvez suivre tout le cycle de vie de votre client ou encore optimiser le partage de documents.

De plus, l’ergonomie doit également être irréprochable, que ce soit sur ordinateur, tablette ou smartphone. Une application de gestion de projet digne de ce nom se doit d’être accessible en mobilité pour un suivi en temps réel, où que l’on soit. Chaque membre de votre équipe doit pouvoir accéder à l’application de gestion de projet de l’entreprise sans problème. 

4. Logiciel, application web ou application mobile ? 

Cette étape requiert une réflexion approfondie et une solide expertise technique. Chez Bakino, nous sommes là pour vous accompagner et identifier ensemble la technologie qui correspond le mieux à votre structure.

La première question à se poser est la suivante : faut-il opter pour une application web, mobile ou les deux ? Chaque option a ses forces et ses contraintes. Une app mobile sera idéale pour un accès en déplacement, tandis qu’une solution web offrira plus de souplesse d’utilisation. L’idéal pourrait être de combiner les deux approches pour une expérience de type Progressive Web App (PWA). Nous pouvons ainsi proposer des applications web comparables à une solution Saas que l’on trouve sur le marché, et surtout, ne nécessitant pas d’installation contrairement à un logiciel qu’il faut installer sur son PC.

Selon vos besoins, vous pourriez également opter pour un logiciel client-serveur à déployer en interne. Le choix d’une architecture web ou d’applications mobiles natives influencera également la stack technique. L’essentiel est de sélectionner des technologies éprouvées et pérennes, pouvant s’interfacer avec vos autres outils comme un CRM, un ERP ou encore des plateformes collaboratives de type Google Drive ou Slack.

Vient ensuite le choix du framework de développement et de la stack technique globale. Ici, plusieurs critères entrent en jeu : la performance, l’évolutivité, la sécurité,… Faire appel à des experts reconnus dans leur domaine – comme notre agence Bakino – est un gage de solidité. Nous prenons également en compte les aspects de sécurité des données, d’hébergement et de sauvegarde. Votre application de gestion de projet sera la pierre angulaire de vos opérations, elle se doit donc d’être robuste, fiable et conforme aux réglementations en vigueur.

5. Planifier le déploiement de l’application dans vos équipes

Vous avez désormais tous les éléments en main pour concrétiser votre projet : les besoins sont clairs, les fonctionnalités définies, l’expérience utilisateur étudiée et la technologie choisie. Il ne reste plus qu’à passer à l’action et entamer le développement de l’application de gestion de projet sur-mesure.

Mais attention, cette dernière étape est tout sauf une formalité ! Pour mener à bien ce chantier stratégique, il est essentiel de planifier avec méthode et rigueur. Cela passe notamment par des experts dédiés, comme nous le proposons chez Bakino. Le succès de votre application reposera en grande partie sur les épaules de ces talents. Lorsque l’application sera prête, prévoyez un plan de déploiement et de formation pour assurer une adoption en douceur par vos équipes. 

Réaliser votre application sur-mesure

Concevoir une application de gestion de projet sur-mesure est hautement stratégique pour doper l’efficacité de votre entreprise. Une application personnalisée vous permettra de gagner un temps précieux et de fédérer vos équipes autour d’une plateforme intuitive et collaborative.

Bien sûr, un tel projet nécessite des ressources expertes. C’est pourquoi les équipes de Bakino, agence spécialisée en développement d’applications métier, sont là pour vous accompagner de A à Z. De l’analyse de vos besoins à la conception sur-mesure, en passant par le développement et le déploiement, nos spécialistes vous guideront à chaque étape.

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